La documentación deja de ser la fuente de información y pasa a ser una vía de conocimiento. Para poner en marcha un sistema de Gestión Documental Electrónica, han de considerarse los siguientes puntos:
Analizar y evaluar la situación inicial: Volumen de documentos, cuáles son realmente necesarios, tiempo que habrá de invertirse para realizar la migración e impacto en las tareas diarias.
Identificar y
sistematizar los diferentes tipos de documentos: Crear Mapas
Documentales o Cuadros de clasificación, estudiando el conocimiento asociado a
la información aportada por cada documento.
Describir la relación entre los flujos de trabajo y la emisión o recepción de documentos. Deberá realizarse un esquema de flujo donde se relacionen las tareas, workflows e interrelaciones y los documentos que intervienen en el proceso. Es importante aquí asociar qué documentos resultan críticos para la ejecución de cada etapa.
Establecer una política de mantenimiento documental. Deberán establecerse normas de conservación y eliminación de documentos, así como los criterios de archivo y backup.
Redactar la normativa y regulación de la gestión documental. Especificar y describir detalladamente las normas y procedimientos que habrán de seguirse para llevar a cabo la propia gestión.
Definir el rendimiento,
la información y el conocimiento que desea extraerse del proceso. Este quizás es el
punto más crítico, pues generalmente requiere de una participación
interdepartamental y multidisciplinar. Identificar los valores de riesgo y los
puntos de control, los objetivos esperados y la información necesaria para
obtenerlos.
Identificar la herramienta de software adecuada para el mapa. Tanto por coste como por adecuación y adaptabilidad, resulta imprescindible identificar la herramienta justa que se adapte a las necesidades establecidas.
Especificar los requerimientos de IS para llevar a cabo el proyecto, así como el proceso de implantación. Dependiendo de la tecnología utilizada por la aplicación, el coste puede variar en el hard e infraestructuras necesarias.
La ponencia se lleva a cabo en IL3 el día 11 de Junio de 2013.
